Gestão do eSocial: qual a importância e como fazer

Homem usando o eSocial.

Há uma série de obrigações fiscais que uma empresa deve cumprir. Por isso, é necessário manter o controle sobre essas questões trabalhistas e um desses quesitos é o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, o eSocial. 

Ele é responsável por agilizar o envio de informações dos funcionários, alterando processos, reduzindo formulários com informações repetidas e unificando bases de dados. No artigo de hoje, vamos explicar como funciona o eSocial e sua importância para as empresas. Boa leitura! 

O que é o eSocial

Instituído pelo Decreto nº 8373/2014, o eSocial é um sistema digital onde os empregadores passam a comunicar o Governo as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS, tudo de forma unificada.

Seu principal objetivo é facilitar o acompanhamento pelo governo das obrigações trabalhistas e previdenciárias das empresas, aumentando a transparência e a eficiência na gestão dessas informações. Isso também visa a combater a sonegação fiscal e irregularidades trabalhistas.

Nesse sentido, o eSocial exige que as empresas informem detalhadamente diversas informações relacionadas aos seus empregados, além de reportar informações relacionadas à segurança e saúde no trabalho, o que inclui registros de acidentes e medidas de prevenção.

É importante ressaltar que o eSocial sofreu várias mudanças desde sua implementação inicial, com ajustes nos prazos e nas obrigações das empresas. Portanto, é fundamental que as empresas estejam atualizadas em relação às obrigações do eSocial e cumpram os prazos estabelecidos pelo Governo para evitar penalidades e multas.

Qual o impacto do eSocial nas obrigações trabalhistas

O eSocial faz com que as empresas se adequem para o cumprimento da legislação, fornecendo informações em tempo hábil e evitando erros. Com isso, ele unificou diversas obrigações fiscais e trabalhistas em um único sistema, reduzindo a necessidade de preenchimento e envio de múltiplos formulários e declarações. Isso simplificou o processo de prestação de informações para as empresas.

Como consequência, o sistema aumentou a transparência nas relações de trabalho, uma vez que as informações são enviadas eletronicamente e podem ser facilmente acessadas pelos trabalhadores, empregadores e autoridades fiscais e trabalhistas.

Além disso, com o eSocial, o governo passou a ter um controle mais eficaz sobre o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias pelas empresas, o que pode levar a uma redução da sonegação fiscal e irregularidades trabalhistas.

O que acontece se a empresa não estiver em dia com as obrigações do eSocial

Uma dúvida que surge é: o que acontece se os empregadores não estiverem em dia com as obrigações do eSocial? A empresa que deixar de enviar as informações no prazo definido ou que as apresentar com incorreções fica sujeita às penalidades previstas na legislação.

Dessa forma, algumas das principais consequências incluem: 

  • multa por atraso na entrega: o não envio ou o envio fora do prazo das informações ao eSocial pode resultar em multas. 
  • bloqueio de certidões negativas: a empresa pode ter suas certidões negativas de débitos bloqueadas, o que a impede de participar de licitações, obter financiamentos e realizar diversas transações comerciais.
  • impedimento de contratação: a empresa pode ficar impedida de contratar ou renovar contratos com o governo e outras entidades públicas se estiver em situação irregular com o eSocial.
  • dificuldades operacionais: o não cumprimento das obrigações do eSocial pode resultar em dificuldades operacionais, uma vez que a empresa pode ser obrigada a corrigir erros e omissões nas informações prestadas.

As vantagens do sistema

Apesar do eSocial ser considerado por algumas empresas como uma estratégia de arrecadação de dinheiro, sua implementação traz vários benefícios aos empregadores brasileiros. 

Continue lendo e conheça as vantagens do eSocial:

Centralização de informações

Por simplificar e otimizar o processo de prestação de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais para as empresas, o eSocial tem a vantagem de centralizar as informações. 

Antes do eSocial, as empresas precisavam preencher e enviar uma série de formulários e declarações para diferentes órgãos governamentais, como a Receita Federal, o Ministério do Trabalho e a Previdência Social. Com a centralização de informações, esses documentos foram substituídos por um sistema único, o que reduz a burocracia e a quantidade de papelada.

Como consequência, as informações passaram a ser fornecidas de forma padronizada e em um formato eletrônico, o que torna mais fácil e rápido o processo de prestação de contas. Assim, as empresas não precisam mais se preocupar em preencher diversos formulários de maneira manual.

Redução de erros e retrabalho

Outra vantagem do eSocial é a redução de erros devido à padronização e à validação automática dos dados fornecidos pelo sistema. Por estabelecer um padrão único para o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, a padronização simplifica o processo e reduz a probabilidade de erros decorrentes de variações nos dados apresentados. 

Além disso, o sistema realiza validações automáticas dos dados fornecidos pelas empresas. Isso inclui verificações de consistência e cruzamento de informações para identificar possíveis erros ou inconsistências nos registros. Quando um erro é detectado, o sistema emite alertas para que as correções possam ser feitas antes do envio final.

Transparência e cumprimento legal

Além de centralizar as informações e reduzir os erros, o eSocial promove maior transparência nas relações de trabalho, permitindo, assim, que os trabalhadores tenham acesso mais fácil a informações precisas sobre seus direitos e obrigações.

Com isso, torna-se mais fácil para os trabalhadores acompanharem e controlarem seus direitos trabalhistas, como férias, horas extras, depósitos de FGTS, INSS e outros benefícios. Isso ajuda a garantir que os trabalhadores recebam o que lhes é devido de acordo com a legislação.

Além disso, as autoridades fiscais e trabalhistas têm acesso às informações registradas no eSocial, o que facilita a fiscalização e o monitoramento das empresas. Isso ajuda a combater a sonegação fiscal e irregularidades trabalhistas, garantindo um ambiente de trabalho mais justo e seguro.

Dicas para uma Gestão do eSocial eficiente

Para garantir que o eSocial seja implementado de forma correta, é crucial organizar e otimizar os dados. Por isso, trouxemos algumas dicas para uma gestão do eSocial eficiente: 

Treinamentos frequentes

Por ser um sistema complexo que envolve o cumprimento de uma série de obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, manter a equipe atualizada e bem treinada é essencial para evitar erros, garantir a conformidade e aproveitar ao máximo os benefícios do sistema. 

Além do mais, o eSocial está sujeito a mudanças regulares e atualizações por parte do governo. Com isso, treinamentos frequentes ajudam a equipe a se manter informada sobre as últimas alterações nas regras e requisitos do eSocial, garantindo que a empresa esteja em conformidade com as normas mais recentes.

Monitoramento dos prazos

O cumprimento dos prazos estabelecidos pelo sistema eSocial é essencial para evitar multas, penalidades e problemas legais, que podem ser  significativas e afetar financeiramente a empresa. Com isso, o monitoramento adequado dos prazos ajuda a garantir que a empresa esteja em conformidade com as obrigações legais e regulatórias.

Atualizações conforme a legislação

A legislação relacionada ao eSocial pode mudar ao longo do tempo, e é fundamental que as empresas estejam cientes dessas mudanças para garantir a conformidade contínua. Dessa forma, manter-se atualizado é essencial para garantir que a empresa esteja cumprindo as obrigações legais em constante evolução.

Utilize um software especializado

Um software dedicado ao eSocial pode simplificar e automatizar muitos dos processos relacionados ao cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Ele pode automatizar a coleta, organização e envio de informações relacionadas ao eSocial, economizando tempo e reduzindo a probabilidade de erros.

Acompanhe as principais métricas

Outra dica para uma gestão do eSocial eficiente é acompanhar as principais métricas, já que elas fornecem insights valiosos sobre o desempenho e a conformidade da empresa em relação ao eSocial, permitindo que a gestão tome decisões informadas e identifique áreas de melhoria. 

Tenha uma empresa parceira

Por ser um sistema complexo e que demanda certo conhecimento, uma boa dica é investir em empresas parceiras que terão conhecimento aprofundado das regulamentações e requisitos relacionados ao eSocial. 

Essas empresas devem contar com profissionais atuantes na área e que tenham conhecimento em empresas de diversos segmentos, como o caso da DILI. 

A Dili

A Dili é referência na prestação de serviços na área de Segurança e Saúde do Trabalho (SST), comprometida em levar serviços com excelência, agilidade e constância, com o propósito de prevenir doenças ocupacionais, acidentes de trabalho e proteger a integridade física do trabalhador.

Esperamos que tenha gostado do conteúdo de hoje. Confira nosso Blog para entender tudo sobre o universo da saúde e segurança no trabalho. Até a próxima!